W tym artykule przybliżymy aktualne orzecznictwa oraz to, jak powinna wyglądać przykładowa ewidencja IP Box. Jeśli chcesz się dowiedzieć, czym dokładnie jest IP Box oraz kto kwalifikuje się do skorzystania z tej ulgi, zajrzyj do pierwszej części serii poświęconej temu zagadnieniu.
IP Box: prowadzenie ewidencji
W celu skorzystania z ulgi IP Box niezbędne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji, która w jasny i bezsprzeczny sposób potwierdzi realizowane przez podatnika projekty o charakterze badawczo-rozwojowym.
Przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele stosowania preferencji. Jednak, dla celów obliczenia dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej istotne jest, by ewidencja ta była prowadzona w sposób należyty – czyli taki, aby móc w rocznym zeznaniu prawidłowo rozliczyć ulgę IP Box.
Jak prowadzić ewidencję IP Box?
Sposób prowadzenia ewidencji został określony w art. 30cb ust. 1 ustawy PIT (art. 24e ust. 1 ustawy CIT). Podatnicy opodatkowani podatkiem od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnych powinni:
- wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonej ewidencji rachunkowej;
- prowadzić ewidencję rachunkową w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
- wyodrębnić koszty, o których mowa w art. 24d ust. 4 (art. 30ca opodatkowanie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej ust. 4), przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
- dokonywać zapisów w prowadzonej ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z tych kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku, gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonej ewidencji rachunkowej nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
- dokonywać zapisów w prowadzonej ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach. W prowadzonej ewidencji rachunkowej nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.
Ewidencja w księgach rachunkowych
Podatnicy zobligowani do prowadzenia ksiąg rachunkowych nie mają obowiązku prowadzenia oddzielnych ksiąg dla ewidencjonowania operacji związanych z działalnością IP Box. Mają możliwość wyodrębnienia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, przykładowo na kontach ksiąg pomocniczych. Wyodrębnieniu podlegają konta przychodów, kosztów uzyskania przychodów, dochodów (strat) z kwalifikowanych praw własności intelektualnej, konta dotyczące środków trwałych, jak i rozrachunków. Jeśli podatnik korzysta z preferencji na więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, powinien pamiętać o wydzieleniu kont analitycznych. Na tych kontach prowadzona będzie ewidencja wydatków kwalifikowalnych – w podziale na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej odrębnie. Dlatego, przed realizacją projektu, podatnik powinien zaplanować i wprowadzić odpowiednio wyodrębnioną ewidencję księgową w obszarze ksiąg rachunkowych.
Ewidencja dla podatników nieprowadzących ksiąg rachunkowych
Podatnicy rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) nie mają możliwości wyodrębnienia odrębnych kont, na których mogliby dokonywać zapisów na potrzeby ewidencji IP Box. Zgodnie z art. 30cb ust. 2 ustawy PIT, wykazują informacje w odrębnej ewidencji. Zazwyczaj jest to arkusz kalkulacyjny. Przedstawia on comiesięczne zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego prawa własności intelektualnej na koniec danego miesiąca. Według objaśnień Ministra Finansów z dnia 15 lipca 2019 r., w sprawie ulgi IP BOX:
Prawidłowo prowadzona ewidencja to taka, która „obejmuje wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej prowadzącej do końca danego miesiąca kalendarzowego. Zestawienie to sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań.”
Zestawienie powinno zostać sporządzone na podstawie dokumentów ujętych w KPiR. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana. Konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym – według stanu na koniec poszczególnych miesięcy kalendarzowych.
Koszty pośrednie i bezpośrednie w ewidencji IP Box
W celu ustalenia wysokości kwalifikowanego dochodu, wobec którego można zastosować preferencyjną 5% stawkę podatku w ramach IP Box, należy pomnożyć wskaźnik nexus* przez dochód z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, osiągnięty w danym roku podatkowym. Przy wyliczeniu wskaźnika nexus istotną rolę odgrywa podział kosztów. Przyczyniają się one do powstania tego przychodu w sposób bezpośredni i pośredni.
Koszty bezpośrednie wiążą się wyłącznie z przychodem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Koszty pośrednie mogą stanowić koszty kwalifikowanego prawa własności intelektulanej według określonych współczynników, które podatnik ustala samodzielnie. Interpretacje indywidualne wyjaśniają, w jaki sposób podatnik powinien określać współczynnik kosztów pośrednich. Według dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zastosowanie powinien znaleźć tu art. 22 ust 3 i ust 3a ustawy o PIT, wg którego:
„ Jeżeli podatnik ponosi koszty uzyskania przychodów ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami z innych źródeł, a nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów.”
Do najbardziej typowych kosztów pośrednich należą koszty: leasingu, najmu, księgowości, itp.
Należy podkreślić, jak ważne jest rzetelne prowadzenie wspomnianej ewidencji. Nawet gdy spełnione są wszystkie materialne przesłanki, pozwalające na korzystanie z preferencyjnej stawki podatku, ale podatnik nie ma odrębnej ewidencji, składającej się z elementów określonych w art. 30cb ust. 1 ustawy PIT , (art. 24e ust. 1 ustawy CIT), to skutkiem tego jest brak możliwości skorzystania z ulgi IP Box.
*zobacz wzór na wskaźnik nexus – patrz punkt: „Podstawa obliczenia podatku”
Aktualne orzecznictwo w sprawie ewidencji IP Box
Ewidencja, zgodnie z treścią wydawanych do tej pory interpretacji KIS, powinna być prowadzona systematycznie i na bieżąco. Stanowiło to warunek konieczny do skorzystania z preferencji. W tej kwestii zapadały kolejne wyroki np. bieżący wyrok sądu w Poznaniu, który neguje warunek prowadzenia ewidencji na bieżąco jako konieczny do zastosowania ulgi. Podatnik może skorzystać z preferencji, nawet jeśli sporządzi odrębną ewidencję po zakończeniu roku podatkowego.
Podobne wyroki zapadły wcześniej w Warszawie (sygn. akt III SA/WA 2910/21 i III SA/WA 2593/21), w Gliwicach (I SA/GL 428/22), w Lublinie (ISA/Lu 172/22), oraz w Szczecinie (I SA/Sz 121/22). Wyroki Wojewódzkich Sądów Administracyjnych spowodowały zmianę podejścia fiskusa.
Co więcej, w aktualnych interpretacjach m.in. w interpretacji indywidualnej z 22 marca 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.263.2022.2.MW Dyrektor KIS nie odmówił podatnikowi możliwości skorzystania z ulgi IP Box ze względu na brak prowadzenia na bieżąco ewidencji, o której mowa w art. 24e ustawy o CIT.
Podsumowanie
Podsumowując, artykuł omawia znaczenie prowadzenia dokładnej ewidencji w kontekście ulgi IP Box. Zwraca uwagę na aktualne orzecznictwo. Wskazuje, że choć brak konkretnego formatu ewidencji w przepisach, jej należyte prowadzenie jest kluczowe dla skorzystania z preferencji podatkowej. Zawarte zostały wytyczne dotyczące prowadzenia ewidencji dla podatników prowadzących księgi rachunkowe i tych rozliczających się na podstawie KPiR. Rzetelna ewidencja jest niezbędna, a aktualne orzecznictwa potwierdzają, że istnieje możliwość skorzystania z ulgi IP Box nawet w przypadku późniejszego sporządzenia ewidencji.
Artykuł przygotowała:
Justyna Tomaszewska – specjalista ds. księgowości uproszczonej i ksiąg handlowych w Counthink
Masz wątpliwości? Skontaktuj się z nami:
hello@counthink.com
+48 530 267 629
______________________________
Wróć do poprzedniego artykułu: Przewodnik po IP Box: cz. 1 – czym jest i kto może skorzystać?
Sprawdź tutaj, czym zajmuje się nasze biuro rachunkowe.
