Środek trwały czy zwykły koszt – jaka jest różnica?

Kluczową rolę w prowadzeniu działalności gospodarczej odgrywa właściwa klasyfikacja wydatków. Jedną z ważniejszych kwestii jest właściwe rozróżnienie środków trwałych od zwykłych kosztów. Decyzja, czy dany wydatek zaksięgować jako środek trwały czy też koszt jednorazowy, ma bezpośredni wpływ na sposób rozliczeń podatkowych oraz amortyzację. W niniejszym artykule wyjaśnimy, czym jest środek trwały, od jakiej kwoty można mówić o środku trwałym oraz jak odróżnić go od wyposażenia.

Czym jest środek trwały?

Zgodnie z art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości, środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe, które są kompletne, zdatne do użytku i mają planowany okres użytkowania dłuższy niż rok w działalności jednostki gospodarczej.

Do środków trwałych zaliczamy w szczególności:

grunty oraz prawo wieczystego użytkowania gruntów,

budynki, budowle, lokale oraz prawo do lokali mieszkalnych lub użytkowych,

maszyny i urządzenia techniczne,

środki transportu,

inne środki trwałe, w tym ulepszenia w środkach trwałych oraz inwentarz żywy.

W celu prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów ważne jest klasyfikowanie nabytych składników majątku zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Zgodnie z art. 22a ustawy o PIT, środkiem trwałym jest składnik majątku (zaliczany do budowli, budynków, maszyn, urządzeń, środków transportu), który spełnia następujące warunki:

jest własnością lub współwłasnością podatnika,

został nabyty lub wytworzony przez podatnika we własnym zakresie,

jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania,

jego przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok,

jest wykorzystywany przez podatnika w działalności gospodarczej lub oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Od jakiej kwoty uznaje się środek trwały?

Jednym z kluczowych kryteriów jest wartość nabytego składnika majątku. Zgodnie z polskim prawem podatkowym, za środek trwały uznaje się składniki majątku, których wartość początkowa przekracza 10 000 zł netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla zwolnionych z VAT). Jeżeli wartość zakupu jest niższa, taki wydatek traktowany jest jako koszt uzyskania przychodów i można jednorazowo zaliczyć go do kosztów działalności.

Środek trwały a wyposażenie

Wiele przedsiębiorców ma trudności z rozróżnieniem, czy dany zakup to środek trwały, czy wyposażenie. Wyposażenie to przedmioty niezbędne do prowadzenia działalności, ale o niższej wartości i krótszym okresie użytkowania. Przykłady wyposażenia to:

drobne narzędzia i urządzenia (np. wiertarki),

sprzęt biurowy (np. krzesła, drukarki),

wyposażenie kuchenne w restauracjach.

Podstawowa różnica między środkiem trwałym a wyposażeniem dotyczy wartości i czasu użytkowania. Wyposażenie ma zazwyczaj mniejszą wartość niż środek trwały. Wartość ta nie przekracza kwoty 10 000 zł i jest użytkowane przez okres krótszy niż rok.

Amortyzacja środków trwałych

Środki trwałe, ze względu na długoterminowy charakter, podlegają amortyzacji. Amortyzacja polega na stopniowym zużywaniu składników majątku poprzez odpisy amortyzacyjne, które systematycznie rozkładają wartość środka trwałego na określony czas. Odpisy amortyzacyjne stanowią koszty uzyskania przychodów w danym okresie, co obniża wysokość należnego podatku dochodowego. Zasady rozpoczęcia i zakończenia amortyzacji oraz jej naliczania są regulowane przez obowiązujące przepisy prawne – dla celów księgowych określone w ustawie o rachunkowości, a dla celów podatkowych w ustawach o podatku dochodowym. Zgodnie z ustawą o rachunkowości naliczenie amortyzacji rozpoczyna się po przyjęciu środka trwałego do użytkowania, od dnia następnego lub od pierwszego dnia miesiąca następującego po oddaniu obiektu do użytku. Zakończenie amortyzacji następuje w momencie zbycia środka trwałego (w wyniku jego sprzedaży, przekazania jako darowizna lub likwidacji) oraz w miesiącu, w którym wartość początkowa środka trwałego zrównała się z dotychczasowym zużyciem.

Dla każdego środka trwałego, w momencie jego oddania do użytkowania, należy ustalić okres, stawkę oraz metodę naliczania odpisów amortyzacyjnych. Przy ustalaniu okresu amortyzacji oraz rocznej stawki należy wziąć pod uwagę przewidywany czas ekonomicznej użyteczności środka trwałego, uwzględniając między innymi:

liczbę zmian, w których będzie użytkowany,

tempo postępu technologicznego,

tempo rozwoju gospodarczego,

prawne i inne ograniczenia dotyczące okresu użytkowania środka trwałego,

jego wydajność, mierzoną np. liczbą godzin pracy.

Metody amortyzacji środków trwałych

Ustawa o rachunkowości zezwala na wybór dowolnej metody amortyzacji środków trwałych. Odpowiedzialność za wybór odpowiedniej metody amortyzacji spoczywa na kierowniku jednostki gospodarczej, który musi uwzględnić przewidywany okres użytkowania środka trwałego. Najłatwiejszym i najczęściej stosowanym sposobem określenia zużycia jest metoda amortyzacji liniowej, zwana również równomierną. Polega ona na założeniu, że środek trwały zużywa się w jednakowym tempie przez cały okres swojej użyteczności ekonomicznej. W tej metodzie stosuje się stałą stawkę amortyzacji, obowiązującą przez cały okres użytkowania środka trwałego. Amortyzacja liniowa rozkłada koszt zużycia środka trwałego równomiernie w czasie jego eksploatacji. Metoda amortyzacji liniowej jest powszechnie stosowana w praktyce gospodarczej. Należy jednak podkreślić, że jednostki mogą również stosować inne metody amortyzacji środków trwałych, które lepiej odzwierciedlają ich faktyczne, ekonomiczne zużycie, takie jak metoda degresywna czy naturalna.

Metoda degresywna amortyzacji polega na szybszym odpisywaniu wartości środka trwałego w pierwszych latach jego użytkowania, a wolniejszym w późniejszych latach. Przyjmuje się, że środki trwałe tracą na wartości szybciej na początku ich eksploatacji, co może wynikać z intensywniejszego użytkowania lub postępu technologicznego. W tej metodzie początkowe stawki amortyzacyjne są wyższe, a z czasem maleją. Dzięki temu firma może szybciej obciążyć swoje koszty w pierwszych latach użytkowania środka trwałego. Może to być korzystne z punktu widzenia optymalizacji podatkowej.

Z kolei, metoda naturalna amortyzacji opiera się na rzeczywistym zużyciu środka trwałego, a nie na upływie czasu. Odpisy amortyzacyjne są dokonywane na podstawie fizycznych mierników, takich jak liczba wyprodukowanych jednostek, przejechane kilometry lub godziny pracy maszyny. Metoda ta jest stosowana w sytuacjach, gdy zużycie środka trwałego zależy bezpośrednio od jego faktycznego wykorzystania. W efekcie, odpisy amortyzacyjne mogą być wyższe w latach większej eksploatacji środka, a niższe w latach jego mniejszego wykorzystania. Zarówno metoda degresywna, jak i naturalna umożliwiają bardziej precyzyjne dostosowanie amortyzacji do specyfiki użytkowania środka trwałego.

Dlaczego klasyfikacja środków trwałych w firmie jest ważna?

Posiadanie środków trwałych w firmie ma wiele korzyści. Odpowiednia klasyfikacja wydatków pozwala na zoptymalizowanie obciążeń podatkowych poprzez amortyzację oraz lepsze zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa. Dodatkowo, wykazanie posiadania środków trwałych może wpłynąć na zdolność kredytową firmy, gdyż jest to dowód na posiadanie wartościowych zasobów.

Podsumowanie

Podsumowując, środek trwały różni się od zwykłego kosztu przede wszystkim wartością oraz czasem użytkowania. Odpowiednia klasyfikacja środków trwałych jest istotna dla prawidłowego prowadzenia księgowości i optymalizacji podatkowej. Warto pamiętać o minimalnej wartości, od której zakup można uznać za środek trwały oraz o konieczności amortyzacji, która wpływa na rozliczenia podatkowe w dłuższej perspektywie.

Podstawowe różnice między środkiem trwałym a kosztem to:

Środek trwały: wartość powyżej 10 000 zł, użytkowanie dłuższe niż rok, podlega amortyzacji.

Wyposażenie: wartość poniżej 10 000 zł, użytkowanie krótsze niż rok, zalicza się do kosztów jednorazowo.

W przypadku wątpliwości lub skomplikowanych zagadnień związanych z rachunkowością, warto skorzystać z doświadczenia specjalistów. Biuro rachunkowe Counthink oferuje kompleksowe usługi doradcze, które pomogą Ci w skutecznym zarządzaniu finansami i optymalizacji podatkowej. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją firmę.

Artykuł przygotowała:

Izabela Waśniewska – Młodsza Księgowa w Counthink

Skontaktuj się z nami:

hello@counthink.com
+48 22 626 47 47

Środek trwały czy zwykły koszt – jaka jest różnica?