W dynamicznym świecie biznesu, optymalizacja procesów i dostosowywanie się do zmian w przepisach podatkowych to klucz do sukcesu. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to fundamentalne narzędzie, które ułatwia przedsiębiorcom fakturowanie elektroniczne. Czym dokładnie jest KSeF i jakie korzyści, czy też wyzwania niesie ze sobą to nowe rozwiązanie?
W tym artykule pogłębisz wiedzę na ten temat.
Co oznacza KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, przechowywanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. System ten ma na celu centralizację procesu obsługi faktur w celu optymalizacji, eliminacji biurokracji i poprawy kontroli podatkowej.
KSeF – dobrowolny czy obowiązkowy?
Do końca czerwca 2024 roku przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego uczestnictwa w KSeF, co stanowi okres przejściowy, który umożliwia firmom samodzielne rozpoczęcie korzystania z tego systemu. Jednakże, od 1 lipca 2024 roku, KSeF stanie się obowiązkowym standardem dla wszystkich czynnych podatników VAT. Ta zmiana będzie miała znaczący wpływ na proces fakturowania i będzie wymagała dostosowania się do nowych regulacji ze strony przedsiębiorstw.
W okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku niektórzy podatnicy pozostaną nadal uprawnieni do wystawiania „zwykłych” faktur elektronicznych lub faktur w formie papierowej. Te wyjątki obejmują:
- Podatników korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego, które dotyczy sytuacji, gdzie wartość sprzedaży nie przekracza 200 000 zł.
- Podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności przemysłowo zwolnione od podatku.
Jak to będzie działać?
Po wprowadzeniu informacji do systemu, system nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny. Pełni on rolę swoistej „pieczęci czasu”, która potwierdza moment wystawienia faktury. Następnie system dokładnie weryfikuje zawartość faktury, sprawdzając, czy wszystkie dane są zgodne z ustalonym standardem faktury ustrukturyzowanej. Ten standard obejmuje określone pola obligatoryjne w formacie pliku XML.
W standardzie precyzyjnie określone są informacje, które muszą być obecne na fakturze. Są to m.in.: dane kontrahenta, dane sprzedawcy, numer faktury, wartości, stawki podatku, daty, oraz wiele innych szczegółów. Te pola obligatoryjne są niezbędne, aby zapewnić pełną zgodność faktury z przepisami podatkowymi oraz ułatwić analizę i przetwarzanie danych przez system KSeF.
Gdy proces weryfikacji zostaje zakończony pomyślnie, faktura jest oficjalnie uznawana za wystawioną i dostarczoną. Wszystkie jej dane są zarejestrowane zgodnie z wymogami standardu faktury ustrukturyzowanej. To zapewnia pełną legalność i poprawność dokumentacji oraz ułatwia zarządzanie nią w ramach KSeF.
W przypadku faktur sprzedażowych proces obsługi będzie składać się z następujących kroków:
a) przygotowanie merytoryczne faktury;
b) przygotowanie techniczne faktury;
c) autoryzacja użytkownika w KSeF;
d) wysłanie faktury do KSeF;
e) walidacja faktury i jej przyjęcie do KSeF (jeśli spełnia wymagania);
f) nadanie numeru referencyjnego.
Proces obsługi faktur zakupowych:
a) pobranie faktury z systemu KSeF;
b) wizualizacja faktury;
c) weryfikacja merytoryczna faktury.
Warto zaznaczyć, że pobranie faktury z systemu KSeF będzie musiał zainicjować podatnik, ponieważ KSeF nie będzie samodzielnie przesyłać komunikatów o nowych fakturach zakupowych wystawionych przez kontrahenta.
W przypadku manualnego korzystania z systemu, oznacza to konieczność okresowego logowania się do KSeF w celu sprawdzenia, czy nie zostały wystawione nowe faktury. Przy korzystaniu z rozwiązań informatycznych i interfejsu API, system informatyczny podatnika będzie mógł okresowo odpytywać KSeF o nowo wystawione faktury.
Jakie dokumenty wystawisz w KSeF?
W ramach KSeF możliwe jest generowanie i obsługa różnego rodzaju dokumentów, którymi są:
- krajowe dostawy towarów i świadczenie usług, w tym transakcje wewnątrzwspólnotowe (WDT);
- eksport towarów za granicę;
- realizacja usług na rzecz podmiotów zlokalizowanych poza granicami kraju, którzy podlegają odwrotnemu obciążeniu;
- obsługa otrzymanych zaliczek oraz możliwość wystawiania faktur korygujących, włącznie z fakturami zbiorczymi;
- tworzenie faktur w walutach obcych;
- rozliczenia dotyczące faktur VAT marża;
- generowanie faktur VAT RR (rolnicy ryczałtowi mogą korzystać z systemu na zasadzie dobrowolności);
- wystawianie faktur w imieniu i na rzecz kontrahentów-sprzedawców, w tym tych zagranicznych, co określane jest jako „samofakturowanie”;
- dla podmiotów zwolnionych podmiotowo z VAT lub tych, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione (obowiązkowo od 01.01.2025 r.).
KSeF oferuje szeroki zakres możliwości w zakresie generowania i obsługi różnorodnych dokumentów, dlatego jest wszechstronnym narzędziem do fakturowania i rozliczeń podatkowych.
Istnieją jednak pewne rodzaje dokumentów, które nie mogą być wystawiane w KSeF, są to:
- faktury konsumenckie, czyli faktury skierowane do osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;
- faktury pro-forma, które nie mają charakteru fakturowania właściwego;
- faktury wewnętrzne, które wynikają z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) i importu usług;
- noty korygujące;
- duplikaty faktur, wystawione przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF.
Dowiedz się więcej:
- Właściciel e-faktury będzie miał możliwość dokonywania korekt w ramach e-faktury korygującej, dlatego zarządzanie dokumentami będzie elastyczne.
- Paragony o wartości do 450 zł (tzw. faktury uproszczone), czy też faktury generowane przy użyciu kas fiskalnych będą akceptowane tylko do 31 grudnia 2024 roku.
- Jeśli faktura wystawiona poza KSeF ulegnie zniszczeniu lub zostanie zagubiona, będziemy w stanie wygenerować duplikat na zasadach obowiązujących dotychczas.
- Warto zaznaczyć, że faktura wystawiona poza KSeF, która nie zostanie przeniesiona do systemu wbrew obowiązkowi, nie będzie miała mocy prawnej i nie będzie traktowana jako faktura zgodnie z ustawą o VAT.
Zrozumienie tych zasad i terminów jest kluczowe w kontekście korzystania z KSeF i zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi przełom w obszarze fakturowania elektronicznego w Polsce. To zaawansowane narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom skuteczniejsze zarządzanie fakturami, eliminację zbędnej biurokracji i pełniejszą kontrolę nad procesem rozliczeń. Aktualnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale już niedługo stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT.
Dla przedsiębiorców jest to znacząca zmiana, która wymaga dostosowania się do nowych regulacji. Warto już teraz rozważyć korzystanie z KSeF, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji w przyszłości.
